Trong môi trường văn phòng hiện đại, đặc biệt với các doanh nghiệp quốc tế đặt trụ sở tại Việt Nam, quầy lễ tân không chỉ là không gian chức năng tiếp đón khách hàng, mà còn là điểm chạm đầu tiên thể hiện đẳng cấp và bản sắc thương hiệu.
Trong số các yếu tố hình thành nên ấn tượng đầu tiên này, ánh sáng đóng vai trò đặc biệt quan trọng – vừa là công cụ thẩm mỹ vừa là thông điệp thương hiệu truyền tải một cách tinh tế và hiệu quả. Bài viết dưới đây phân tích vai trò của ánh sáng trong thiết kế quầy lễ tân văn phòng, đưa ra các tiêu chuẩn quốc tế, ví dụ thực tiễn và lý do vì sao doanh nghiệp nên coi đây là một phần chiến lược đầu tư nghiêm túc.
Quầy lễ tân chính là nơi ghi dấu ấn đầu tiên khi khách hàng bước vào không gian doanh nghiệp. Theo nghiên cứu từ Lighting Research Center – Rensselaer Polytechnic Institute, ánh sáng ảnh hưởng mạnh mẽ đến cảm xúc, hành vi và khả năng tiếp nhận của con người trong môi trường nội thất (Nguồn: https://www.lrc.rpi.edu/). Do đó, ánh sáng không chỉ là công cụ chiếu sáng mà còn là một phần của chiến lược xây dựng hình ảnh doanh nghiệp.
Một hệ thống ánh sáng được thiết kế tốt giúp không gian lễ tân trở nên dễ chịu, chuyên nghiệp và đồng bộ với ngôn ngữ thương hiệu. Trong khi đó, ánh sáng không hợp lý – dù chỉ là chi tiết nhỏ như đèn quá gắt hoặc thiếu sáng – có thể làm giảm đáng kể ấn tượng ban đầu của khách hàng hoặc đối tác.
Ánh sáng tại khu vực lễ tân cần làm nổi bật các yếu tố nhận diện như logo, bảng tên công ty, vật liệu đặc trưng hoặc mảng tường thiết kế theo phong cách riêng. Tùy vào lĩnh vực hoạt động, doanh nghiệp sẽ lựa chọn phong cách ánh sáng phù hợp.
Ví dụ, các công ty công nghệ thường sử dụng ánh sáng trắng trung tính với cường độ cao để thể hiện tính hiện đại và đổi mới. Trong khi đó, các tổ chức tài chính hoặc luật lại ưu tiên ánh sáng ấm, vàng nhạt để gợi lên cảm giác tin cậy và đẳng cấp. Các doanh nghiệp trong lĩnh vực sáng tạo như truyền thông, thiết kế thường linh hoạt kết hợp các gam ánh sáng màu sắc để tạo ấn tượng khác biệt, phản ánh tính sáng tạo và năng động.
Theo Forbes (2018), ấn tượng đầu tiên được hình thành trong vòng chỉ 7 giây đầu tiên khi khách hàng bước vào không gian doanh nghiệp.
Ánh sáng chính là yếu tố cảm xúc tác động trực tiếp ngay từ khoảnh khắc này. Một thiết kế chiếu sáng hợp lý sẽ giúp khách hàng cảm thấy thoải mái, dễ chịu và có ấn tượng tốt về sự chuyên nghiệp, từ đó tăng khả năng hợp tác hoặc gắn bó với thương hiệu.
Trong thiết kế nội thất khu vực lễ tân, ánh sáng thường được phân chia thành bốn loại chính, mỗi loại mang một chức năng riêng và cần được phối hợp hài hòa để đạt hiệu quả tối ưu.
Thứ nhất là ánh sáng nền, còn gọi là ánh sáng môi trường (ambient light). Đây là lớp ánh sáng cơ bản, tạo độ sáng tổng thể cho không gian. Nó giúp người dùng dễ dàng quan sát bố cục chung, di chuyển an toàn và cảm nhận được không khí tổng thể của khu vực lễ tân. Đèn LED âm trần, hệ thống đèn hắt trần thạch cao hoặc đèn thanh chạy viền là các giải pháp thường được sử dụng.
Thứ hai là ánh sáng nhấn (accent lighting), có chức năng tạo điểm nhấn cho các chi tiết quan trọng như logo công ty, bảng tên, mảng tường ốp đá hoặc các vật liệu đặc trưng thể hiện bản sắc thương hiệu. Các loại đèn phổ biến là đèn rọi LED, đèn spotlight âm tường hoặc hệ thống đèn hắt tường.
Thứ ba là ánh sáng công năng (task lighting), phục vụ trực tiếp cho hoạt động của nhân viên lễ tân như tiếp nhận thông tin, ký giấy tờ, sử dụng máy tính. Những điểm chiếu sáng này cần có độ sáng cao hơn so với ánh sáng nền và nên được bố trí tập trung. Đèn bàn, đèn đứng góc bàn hoặc đèn chiếu riêng biệt thường được sử dụng cho mục đích này.
Cuối cùng là ánh sáng trang trí (decorative lighting), đóng vai trò thẩm mỹ, tạo điểm nhấn cho không gian và truyền tải thông điệp thương hiệu một cách sáng tạo. Các mẫu đèn chùm nghệ thuật, đèn thả decor hoặc đèn thiết kế theo concept riêng thường được lựa chọn tại các văn phòng yêu cầu bản sắc thương hiệu mạnh.
Theo IESNA – Illuminating Engineering Society, ánh sáng tại khu vực lễ tân cần đạt mức từ 300 đến 500 lux để vừa đảm bảo công năng vừa đạt yêu cầu thẩm mỹ và sức khỏe thị giác (Nguồn: IES Lighting Handbook, 10th Edition).
Theo báo cáo của World Green Building Council, không gian làm việc có ánh sáng tự nhiên đạt hiệu suất lao động cao hơn đến 18% so với các không gian chỉ sử dụng ánh sáng nhân tạo (Nguồn: https://worldgbc.org/).
Do đó, khi thiết kế quầy lễ tân, cần tận dụng nguồn sáng tự nhiên thông qua cửa kính, giếng trời hoặc tường kính cường lực. Tuy nhiên, để tránh tình trạng chói hoặc nhiệt độ màu lệch chuẩn, nên sử dụng rèm lưới hoặc film điều chỉnh ánh sáng, kết hợp đèn nhân tạo để tạo độ sáng cân bằng.
Tùy theo tính chất ngành nghề và hình ảnh muốn thể hiện, doanh nghiệp nên chọn nhiệt độ màu ánh sáng phù hợp.
Một trong những kỹ thuật chiếu sáng hiệu quả trong thiết kế lễ tân là áp dụng mô hình ánh sáng phân lớp (layered lighting), kết hợp ánh sáng nền, ánh sáng nhấn và ánh sáng gián tiếp.
Đèn rọi logo, đèn hắt sàn, hoặc ánh sáng chiếu gián tiếp từ trần xuống các mảng tường có thể giúp không gian có chiều sâu, sinh động và bớt đơn điệu. Đặc biệt với các không gian lễ tân nhỏ hoặc không có chiều cao lý tưởng, giải pháp này giúp “mở rộng thị giác” một cách tinh tế.
 |
Thiết kế nội thất khu vực lễ tân VPIC – Doanh nghiệp sản xuất linh kiện ô tô tại Việt NamTrong thiết kế lễ tân của VPIC, IDD Decor sử dụng ánh sáng rọi trực tiếp lên logo được gắn trên mảng tường đá để tạo điểm nhấn thương hiệu rõ ràng. Hệ thống đèn hắt trần với ánh sáng vàng ấm được bố trí đồng đều, kết hợp cùng tone màu gỗ chủ đạo giúp không gian trở nên sang trọng, vững chãi – phù hợp với đặc thù ngành công nghiệp chế tạo. |
|
Thiết kế lễ tân Kềm Nghĩa – Doanh nghiệp Việt xuất khẩu toàn cầuVới mục tiêu thể hiện sự uy tín và bề dày phát triển, IDD Decor đã thiết kế hệ thống ánh sáng trung tính tại khu vực lễ tân văn phòng Kềm Nghĩa. Ánh sáng trắng nhẹ giúp làm nổi bật vật liệu đá vân mây kết hợp kính, tạo cảm giác hiện đại và tinh khiết, đồng thời đảm bảo đủ ánh sáng công năng cho nhân viên lễ tân vận hành liên tục. |
|
 |
 |
Thiết kế nội thất khu vực lễ tân CMA CGM – Tập đoàn logistics đa quốc giaKhông gian lễ tân của CMA CGM được thiết kế với nhiều lớp ánh sáng hắt từ trần và sàn, đèn rọi logo và chiếu sáng hai bên vách tường. Sự phối hợp giữa ánh sáng trắng trung tính và ánh sáng nhấn giúp tạo nên một không gian mở, hiện đại và mang đậm dấu ấn toàn cầu hóa – phù hợp với doanh nghiệp logistics quốc tế có trụ sở tại nhiều quốc gia. |
|
Thiết kế lễ tân Prodigious – Văn phòng agency sáng tạo toàn cầu thuộc Publicis GroupeTrong thiết kế lễ tân cho văn phòng Prodigious tại TP.HCM, IDD Decor khai thác tối đa đặc trưng ngành truyền thông sáng tạo bằng cách sử dụng ánh sáng như một phần của “concept thương hiệu”. Không gian tiếp đón tại Prodigious không đi theo hướng rực rỡ hay cầu kỳ, mà nhấn mạnh sự tinh gọn, hiện đại và sáng tạo ngầm.
|
|
 |
Một số sai lầm phổ biến trong thiết kế chiếu sáng quầy lễ tân bao gồm sử dụng ánh sáng quá gắt gây chói mắt, thiếu ánh sáng tại vị trí bàn tiếp nhận, hoặc dùng đèn màu lệch với nhận diện thương hiệu. Các lỗi này tuy nhỏ nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến cảm xúc khách hàng và hiệu quả vận hành.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp quốc tế tại Việt Nam đang hướng đến các tiêu chuẩn bền vững như ESG hoặc chứng nhận công trình xanh LEED. Trong đó, hệ thống chiếu sáng tiết kiệm năng lượng, cảm biến ánh sáng tự động và tận dụng ánh sáng tự nhiên là những tiêu chí thiết yếu được đánh giá trong các bộ chỉ số.
Nguồn: https://www.usgbc.org/
Không gian lễ tân không chỉ là điểm tiếp khách mà còn là nơi thể hiện tinh thần thương hiệu. Ánh sáng trong thiết kế nội thất khu vực lễ tân – nếu được đầu tư đúng mức – sẽ là yếu tố âm thầm nhưng mạnh mẽ giúp doanh nghiệp định hình đẳng cấp, tạo dấu ấn với khách hàng, đối tác và đội ngũ nhân sự.
Trong bối cảnh cạnh tranh toàn cầu, đặc biệt tại thị trường Việt Nam đầy tiềm năng, sự khác biệt nằm ở từng chi tiết – và ánh sáng là một trong những chi tiết mang lại giá trị lớn.
IDD Decor – Thiết Kế Nội Thất Văn Phòng – Phía sau cánh cửa là con đường đến thành công
